แนวคิดสำคัญ (Main Idea)
ในสังคมซึ่งอยู่รวมกันด้วยบุคคลจำนวนมาก แต่ละบุคคลก็มีอุปนิสัยใจคอที่แตกต่างกัน ซึ่งการที่มีลักษณะกิจนิสัยที่แตกต่างกันเกิดจากปัจจัยหลายด้าน ได้แก่ พันธุกรรม สิ่งแวดล้อม ประสบการณ์และวัฒนธรรม ทุกคนมีทั้งลักษณะกิจนิสัยที่ดีงามและไม่ดี การได้เรียนรู้ถึงลักษณะกิจนิสัยที่ดี ย่อมทำให้มีกิจนิสัยที่ดี ทั้งในด้านการทำงาน การอยู่ร่วมกันในสังคม กิจนิสัยที่ดีเป็นสิ่งที่ช่วยเสริมสร้างบุคลิกภาพภายนอกของบุคคลทำให้เกิดการแสดงออกทางพฤติกรรมต่าง ๆ ที่ดีงาม เช่น ทำให้เกิดความมั่นใจในตนเอง การฝึกฝนตนเองให้เป็นผู้ที่มีกิจนิสัยที่ดีต้องมีความตั้งใจที่จะฝึกฝนประพฤติปฏิบัติ จนกลายเป็นนิสัยที่ติดตัว ทำให้การปรากฏกายของบุคคลผู้นั้น เป็นที่ประทับใจ และชื่นชมยินดี แก่ผู้ที่ได้พบเห็น
หัวข้อเรื่อง (Topics)
1. ความหมายของกิจนิสัย
2. ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการฝึกกิจนิสัย
3. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการทำงาน
4. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านความสัมพันธ์
5. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านนิสัย
6. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านสติปัญญา
7. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อการใช้เครื่องมือสื่อสาร
8. กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
สมรรถนะย่อย (Element of Competency)
1. แสดงความรู้เกี่ยวกับกิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการปฏิบัติงาน
2. ปฏิบัติกิจกรรมเกี่ยวกับกิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการปฏิบัติงาน
จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives)
1. อธิบายความหมายของกิจนิสัยได้
2. บอกปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการฝึกกิจนิสัยได้
3. อธิบายกิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการทำงานได้
4. อธิบายกิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านความสัมพันธ์ได้
5. บอกกิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านนิสัยได้
6. บอกกิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านสติปัญญาได้
7. บอกกิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อการใช้เครื่องมือสื่อสารได้
8. บอกกิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อสภาพแวดล้อมในสำนักงานได้
เนื้อหา
ลักษณะนิสัยเป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ภายในตัวของแต่ละบุคคล แต่ละคนมีความแตกต่างกัน ทำให้การแสดงออกของบุคคลแตกต่างกันไปด้วย ซึ่งลักษณะนิสัยนี้จะเป็นเครื่องเสริมบุคลิกภาพภายนอกของบุคคล ทำให้เกิดการแสดงออกทางพฤติกรรมต่าง ๆ เช่น ทำให้เกิดความมั่นใจในตนเอง ความกระตือรือร้น ความคิดริเริ่ม ความจริงใจ ความซื่อสัตย์ ความร่าเริงแจ่มใส ความเมตตากรุณา การมีมนุษยสัมพันธ์ดี เป็นต้น
ในการฝึกกิจนิสัยนั้นก็เพื่อให้บุคคลมีความประเพณีที่ดีงามสม่ำเสมอ เป็นที่นิยมและยอมรับในสังคม ซึ่งการฝึกกิจนิสัยต้องมีการศึกษาค้นคว้าและนำผลที่ได้จากการศึกษาค้นคว้ามาปรับปรุง หรือเสริมแต่งให้มีความประพฤติที่ดีขึ้นกว่าเดิม
ความหมายของกิจนิสัย
กิจ หมายถึง การงานหรือสิ่งที่ควรทำ
นิสัย หมายถึง ความประพฤติที่เคยชิน
ดังนั้น “กิจนิสัย” จึงหมายถึง สิ่งที่ควรปฏิบัติให้เกิดความเคยชิน ซึ่งสิ่งที่ควรปฏิบัติให้เกิดความเคยชินนั้นต้องประพฤติ ปฏิบัติที่ดีงาม ถูกต้อง ไม่ผิดศีลธรรมจรรยา ขนมธรรมเนียม และประเพณีนิยม
ปัจจัยที่มีอิทธิผลต่อการฝึกกิจนิสัย
ในการฝึกกิจนิสัยของบุคคล มีปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการฝึก ดังนี้
1. พันธุกรรม (Heredity) เป็นสิ่งที่กำหนดลักษณะทางกายและลักษณะนิสัยของบุคคลมาตั้งแต่กำเนิดซึ่งเป็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงได้ยาก แต่หากได้รับการอบรมเลี้ยงดูที่ถูกต้อง ก็จะมีลักษณะนิสัยที่ดีงามตามลักษณะการเลี้ยงดูได้บ้าง
2. ประสบการณ์ (Experience) เป็นสิ่งที่ได้รับรู้และสัมผัสด้วยตนเอง ตั้งแต่ช่วงแรกของชีวิต ส่วนใหญ่จะเกิดจากการอบรมเลี้ยงดู ปลูกฝังในวัยเด็ก อันเป็นวัยที่สำคัญและจดจำได้ง่าย ถ้าผู้อบรมเลี้ยงดูปลูกฝังลักษณะนิสัยอย่างไรก็จะติดตัวบุคคลนั้นจนถึงวัยผู้ใหญ่
3. วัฒนธรรม (Culture) เป็นสิ่งที่นิยมปฏิบัติกันในสังคมจนเกิดเป็นค่านิยม อันมีผลให้เกิดพฤติกรรมเลียนแบบ ดังนั้นบุคคลจึงควรเลียนแบบแต่พฤติกรรมที่ดีงามจนเป็นกิจนิสัยเพื่อทำให้เป็นพลเมืองที่ดีของสังคม
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการทำงาน
“คน” นับเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในการทำงาน ประเทศใดที่มีทรัพยากรมนุษย์ที่ได้รับการพัฒนาในด้านกิจนิสัยการทำงานที่ดี ย่อมทำให้ประเทศนั้นมีการพัฒนาไปในทางที่ดี ที่ก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว ดังจะเห็นได้ว่า ประเทศญี่ปุ่นหลังจากสงครามโลกครั้งที่ 2 ญี่ปุ่นได้นำประเทศออกมาจากการทำสงครามและได้หันกลับมาทำการพัฒนาประเทศทางด้านเศรษฐกิจ การค้า ญี่ปุ่นได้พัฒนาศักยภาพ ในการทำงานของคนอย่างจริงจัง คนญี่ปุ่นมีกิจนิสัยที่ขยัน มีระเบียบวินัย และมีความรับผิดชอบสูง
ประเทศไทยก็ได้นำแนวทางในการพัฒนากิจนิสัยในการทำงานของคน ซึ่งเป็นแนวทางของประเทศญี่ปุ่นมาใช้ในการพัฒนาคนในองค์การต่าง ๆ ทั้งภาครัฐ ภาคเอกชน กิจนิสัยในการทำงาน อันพึงประสงค์มีมากมาย หลายด้าน ในที่นี้ได้กล่าวถึงกิจนิสัยในการทำงานในสำนักงาน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
1. มาทำงานทันเวลา ผู้ที่มีกิจนิสัยมาทำงานทันเวลา แม้บ้านอยู่ไกลก็ไม่มาสาย เพราะรู้จักวางแผนในการทำงาน เช่น มีการเตรียมเครื่องแต่งกายไว้ให้พร้อม ตื่นนอนเช้า จัดการแต่งตัว รับประทานอาหาร และวางแผนการเดินทาง โดยกะเวลาที่ออกจากบ้านให้มาทำงานทันเวลา จะต้องมี การเตรียมการเผื่อการเดินทาง โดยเฉพาะผู้ที่อยู่ในเมืองหลวง หรือในจังหวัดต่าง ๆ ที่การจราจรติดขัด ด้วย การมาทำงานทันเวลาย่อมเป็นที่พอใจของผู้บังคับบัญชา
2. มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย ระมัดระวังเกี่ยวกับเครื่องมือ เครื่องใช้ การปฏิบัติงานควรมีระเบียบเริ่มตั้งแต่การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ สะอาด เป็นสัดส่วนว่าอะไรควรจะวางอยู่ตรงส่วนไหน เช่น คอมพิวเตอร์ วัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ควรวางให้เป็นระเบียบ สามารถหยิบใช้งานได้สะดวกรวดเร็วเครื่องมืออุปกรณ์ในสำนักงานมีราคาแพง การทำความสะอาด บำรุงรักษาให้อยู่ในสภาพที่ดี ควรมีผ้าคลุมอุปกรณ์ ได้แก่ คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ดีด พริ้นเตอร์ ให้เรียบร้อยเมื่อเสร็จจากการใช้งาน เพื่อป้องกันฝุ่นละอองเป็นการยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ด้วย
ภาพที่ 8.1 การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อสะดวกในการปฏิบัติงาน
(ที่มา: http://coop.sut.ac.th)
3. มีความแม่นยำในการทำงาน งานสำนักงานทุกประเภท เช่น การทำบัญชี การพิมพ์งาน การคำนวณเลข การเขียนจดหมายโต้ตอบ ต้องการความแม่นยำถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นตัวเลข หรือข้อความ ในจดหมาย การทำรายงานการประชุม ฯลฯ ต้องมีความแม่นยำ เมื่อตรวจสอบจนแน่ใจจึงจะเสนองานนั้นให้ผู้บังบัญชา หรือถ้าเป็นจดหมายก็ส่งออกไป ผู้ปฏิบัติงานสำนักงานจะต้องมีกิจนิสัยการทำงานให้ถูกต้อง ละเอียด รอบคอบ เพราะหากมีความผิดพลาดต่าง ๆ เกิดขึ้น ก็จะทำให้เกิดความเสียหายอาจเป็นคดีฟ้องร้องกันได้
4. ตรวจสอบงานก่อนที่จะผ่านไป การตรวจงานที่ได้ทำขึ้นก่อนจะนำส่งเสนอ ก็เพื่อป้องกันความผิดพลาดซึ่งอาจแก้ไขไม่ได้นั่นเอง เพราะมีบุคคลจำนวนไม่น้อยที่อ่านงานที่พิมพ์แล้ว เพราะความผิดพลาดนั้น บางครั้งก็เสียหายมาก โดยเหตุนี้อะไรที่เป็นหน้าที่ของตนควรได้ตรวจสอบดูความถูกต้องเรียบร้อย ถ้าพบให้แก้ไขเสียก่อน
5. ทำงานให้เสร็จทันเวลา การมีกิจนิสัยผลัดวันประกันพรุ่ง เพิกเฉย ขาดความกระตือรือร้นทำให้การปฏิบัติงานล่าช้า บางครั้งอาจลืมไปและทำไม่ทันเวลาเป็นผลเสีย ทำให้หน่วยงานพลาดโอกาส อันดี ไม่ได้ประโยชน์เพิ่มเท่าที่ควรและบางครั้งอาจทำให้เป็นผลเสียต่อผู้ที่มาติดต่อ
6. ลำดับงานที่ควรทำต้องทำก่อน-หลัง การปฏิบัติงานแต่ละวันทั้งงานด่วน และงานไม่ด่วน ผู้ปฏิบัติควรตรวจดูเมื่อมาถึงที่ทำงาน หรือทางที่ดีอาจตรวจก่อนกลับบ้าน ว่าพรุ่งนี้มีงานอะไรด่วนที่ต้องรีบทำบ้าง จะได้รีบมาทำแต่เช้า งานอาจแบ่งเป็น 3 ประเภท เช่น งานที่ต้องทำทันที งานที่จะต้องทำเมื่องานด่วนเสร็จแล้ว และงานที่ต้องทำเมื่อมีเวลาว่าง เช่น งานเก็บเอกสาร อาจทำทีหลังได้โดยรวบรวมไว้ก่อน การรู้จักแบ่งประเภทของงานและทำตามลำดับความสำคัญจะทำให้งานมีคุณภาพมากขึ้น
7. ประหยัดเวลาและวัสดุ การประหยัดเวลา หมายถึง การปฏิบัติงานให้รวดเร็วไม่เสียเวลาโดยไม่จำเป็น ผู้ปฏิบัติจะต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถในการปฏิบัติงาน เช่น ในการพิมพ์จดหมาย ถ้าผู้พิมพ์มีความชำนาญก็พิมพ์ได้รวดเร็ว ถูกต้อง เป็นการประหยัดทั้งเวลา และไม่สิ้นเปลืองวัสดุ
ภาพที่ 8.2 การประหยัดวัสดุโดยการใช้กระดาษให้ครบ 2 หน้า
(ที่มา: http://www.klongdigital.com)
8. มีความรู้พื้นฐานและประสบการณ์ที่ดีเกี่ยวกับวิชาชีพ มีเทคนิควิธีการและทักษะในการทำงานสามารถปฏิบัติได้ถูกต้อง มีความจำที่ดี รู้หน้าที่ของตน มีการจดบันทึกข้อมูล บางครั้งการทำงานมากใช้การจำอย่างเดียว ไม่สามารถจะจดจำได้ทั้งหมด ควรมีการจดบันทึกไว้ เพราะงานต่าง ๆ ผู้บังคับบัญชาอาจถามได้ หรือต้องการทราบข้อมูล จะได้ตอบได้ทันทีหรือสามารถค้นหาจากการ จดบันทึกไว้ เพราะการบันทึกไว้จะได้ไม่เสียเวลาในการค้นหา การที่สามารถตอบคำถามเกี่ยวกับงาน ในหน้าที่ได้ถูกต้องก็จะต้องประกอบด้วยการฝึกตนให้เป็นคนช่างจด ช่างจำ และรู้จักสังเกต ซึ่งเป็นกิจนิสัยที่ดีในการทำงาน
9. รายงานแก้ไขข้อผิดพลาด แทนที่จะปิดบังอำพรางในการปฏิบัติงาน ถ้ามีอะไรที่ผิดจำเป็นจะต้องรายงานผู้บังคับบัญชาเพื่อหาทางแก้ไข ไม่ควรปกปิดไว้เพราะเกรงความผิด นอกจากนี้ ข้อบกพร่องบางอย่าง อาจจะเกิดจากเครื่องมือและอุปกรณ์ที่ชำรุดหรือไม่ทันสมัย ก็ต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบเพื่อหาทางแก้ไข เพราะบางเรื่องไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเอง แต่ต้องให้ผู้บังคับบัญชาเป็นผู้แก้ไขจึงไม่ควรปิดบังความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการทำงาน
10. การยึดศีล 5 เป็นหลักเพราะการที่คนเราถือศีล 5 ก็ทำให้เราไม่ทำในสิ่งต่าง ๆ ในการดำเนินชีวิตประจำวันที่ขาดสติ เช่น ไม่ฆ่าสัตว์ ไม่ประพฤติผิดในกาม ไม่นินทาว่าร้าย และไม่ดื่มสุราจนขาดสติ ถ้าหากทำได้ใน 5 ข้อนี้ก็ทำให้เรารอดพ้นจากความผิดอื่น ๆ ที่จะตามมาได้
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านความสัมพันธ์
1. มีความรับผิดชอบในหน้าที่การงาน สามารถทำงานร่วมกับเพื่อนได้ดี
2. มีความเป็นมิตร ยิ้มแย้มแจ่มใส รู้จักทักทายพูดคุยกับผู้อื่น
3. มีน้ำใจ รู้จักแบ่งปันไม่ตระหนี่ถี่เหนียว
4. มีจิตใจเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ ชอบช่วยเหลือคนอื่นโดยที่เขาไม่ต้องขอร้อง
5. มีความอ่อนน้อมถ่อมตน
6. มีความเกรงใจผู้อื่น ไม่ล่วงล้ำสิทธิของผู้อื่นไม่เอาเปรียบเพื่อน
7. ให้ความร่วมมือในการทำประโยชน์เพื่อส่วนรวม
8. พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานทุกคน โดยไม่เลือกคบคนใดคนหนึ่ง
9. หลีกเลี่ยงการโต้เถียง ขัดแย้ง
10. เป็นคนคิดก่อนการพูด ก่อนการกระทำเสมอ
11. ตรงต่อเวลาในการนัดหมาย
12. มีความจริงใจ มีความซื่อสัตย์ต่อเพื่อนและมิตรสหาย
13. เป็นทั้งผู้รับและผู้ให้ ไม่รับของเพื่อนฝ่ายเดียว
14. ไม่นินทาผู้อื่น ให้ร้ายป้ายสีผู้อื่น
15. สละเวลาเพื่อเพื่อนบ้างตามสมควร
ภาพที่ 8.3 การวางตัวในที่ทำงานเพื่อให้เข้ากับเพื่อนร่วมงานได้ทุกคน
(ที่มา: http://women.sanook.com)
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านนิสัย
1. ฝึกหัดการเดิน นั่ง ยืน รับประทานอาหารให้ถูกต้องสง่างาม
2. เป็นคนสะอาด ปราศจากกลิ่นที่น่ารังเกียจ ถ้าเป็นผู้ชายควรโกนหนวด เคราให้เรียบร้อย
3. เสื้อผ้าสะอาด รีดเรียบ ประณีต รองเท้าขัดให้สะอาด
4. ระมัดระวังในการไอ จาม ต้องปิดปากด้วยผ้าเช็ดหน้า
5. ล้างมือให้สะอาดก่อนรับประทานอาหาร มีมารยาทในการรับประทานอาหาร
6. ทำความสะอาดผิวหนังและเล็บให้สะอาด
7. พักผ่อน ออกกำลังกาย รักษาสุขภาพให้แข็งแรงและมีรูปร่างดีอยู่เสมอ
8. แต่งกายสุภาพเรียบร้อย เหมาะสมตามหลักสากลนิยม ขนบธรรมเนียม ประเพณี
9. เลือกรับประทานอาหารทีมีคุณค่าต่อร่างกาย
10. พูดจาด้วยน้ำเสียงสุภาพ นุ่มนวล
ภาพที่ 8.4 การแต่งกายที่สุภาพ สะอาดเรียบร้อย
(ที่มา: http://www.entraining.net)
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ด้านสติปัญญา
1. ฝึกการอ่านหนังสือที่ให้ความรู้ให้มาก ฟังรายการทางวิทยุ โทรทัศน์ เพื่อหาความรู้ใช้ให้เกิดประโยชน์กับชีวิตประจำวัน
2. ตัดสินใจจากเหตุผลไม่ใช่อารมณ์
3. แสวงหาความรู้เพื่อเสริมสร้างสมองและสติปัญญาของตนอยู่เสมอ
4. คิดทั้งผลกระทบและผลบั้นปลายที่จะเกิดขึ้นจากการกระทำของเรา
5. ศึกษาหาความรู้อยู่ตลอดเวลาไม่หยุดนิ่ง
ภาพที่ 8.5 เข้าร่วมอบรมเพื่อพัฒนาตนเองให้พร้อมกับการทำงานอยู่เสมอ
(ที่มา: http://www.happy-workplace.com)
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อการใช้เครื่องมือสื่อสาร
โทรศัพท์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีความจำเป็นในยุคปัจจุบัน ทำให้การติดต่อให้ข้อมูลข่าวสารกันมีความสะดวกรวดเร็ว ทั้งในการใช้ชีวิตประจำวันและในการทำงาน โดยเฉพาะในวงการธุรกิจ สำนักงานต่าง ๆ มีความจำเป็นจะต้องใช้โทรศัพท์ในการติดต่องานตลอดเวลา จากความสำคัญดังกล่าว ทุกคนจึงควรทราบมารยาทในการใช้โทรศัพท์ทุกประเภทเพื่อจะได้ปฏิบัติตนได้ถูกต้อง
1. โทรศัพท์ประจำสำนักงาน
1.1 การโทรออกต้องแนะนำตัวเองก่อน เช่น “ดิฉัน เอมอร ค่ะ” เมื่ออีกฝ่ายตอบรับ ก็ให้สอบถามว่าผู้รับสะดวกที่จะพูดสายด้วยหรือไม่
1.2 การรับสาย ให้ใช้คำว่า “สวัสดีครับ/ค่ะ และให้บอกชื่อของสำนักงาน”
1.3 การวางสาย ควรใช้นิ้วกดตรงที่วางสายการวางหูโทรศัพท์ เพราอาจเกิดเสียงดัง
1.4 เตรียมปากกา และกระดาษสำหรับจดข้อความไว้ข้าง ๆ โทรศัพท์ พร้อมใช้งานเสมอ
1.5 ดูแลทำความสะอาดโทรศัพท์ ไม่ให้มีกลิ่นติดที่หูโทรศัพท์ทุกวัน
ภาพที่ 8.6 การใช้โทรศัพท์ติดต่องานในสำนักงาน
(ที่มา: http://tcijthai.com)
2. โทรศัพท์มือถือ
2.1 ไม่ใช้โทรศัพท์มือถือในขณะที่กำลังขับรถยนต์
2.2 ปิดโทรศัพท์มือถือขณะโดยสารเครื่องบิน
2.3 ปิดโทรศัพท์มือถือขณะชมภาพยนตร์ในโรงภาพยนตร์
2.4 การโทรออกควรหาสถานที่ที่ไม่มีเสียงดังรบกวน
2.5 การรับสายถ้าไม่สะดวกที่จะคุย ให้เอ่ยคำขอโทษ และแจ้งว่าจะโทรกลับไป
2.6 ในระหว่างการเจรจาทางธุรกิจ หรืออยู่กับแขกสำคัญควรปิดโทรศัพท์หรือปิดเสียง
ภาพที่ 8.7 การใช้โทรศัพท์มือถือให้ถูกกาลเทศะ
(ที่มา: http://hilight.kapook.com)
3. การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน
3.1 อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทุกชิ้นควรมีผ้าคลุมป้องกันฝุ่น
3.2 ก่อนเริ่มต้นการใช้งานเปิดผ้าคลุม พับเก็บให้เรียบร้อยในลิ้นชัก
3.3 เปิดสวิทซ์ เตรียมอุปกรณ์ในการใช้งานให้พร้อมที่จะทำงาน
3.4 ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ในการเล่นเกมส์ หรือค้นหาข้อมูลอื่น ๆ ในเวลาทำงาน
3.5 ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ในการสร้างหลักฐานที่เป็นเท็จ
3.6 ไม่รบกวนการทำงานของผู้อื่น
3.7 ไม่สอดแนม เปิดดู หรือแก้ไขข้อมูลของผู้อื่น
3.8 ใช้คอมพิวเตอร์โดยเคารพกฎระเบียบ กติกา และมีมารยาท
3.9 เลิกการใช้งาน ปิดสวิทซ์เครื่อง ถอดปลั๊กไฟ ใช้ผ้าคลุมให้เรียบร้อย
ภาพที่ 8.8 การใช้คอมพิวเตอร์ในการปฏิบัติงาน
(ที่มา: www.toptenthailand.net)
4. การใช้เครื่องโทรสาร (Facsimile) หรือนิยมเรียกกันสั้น ๆ ว่าแฟกซ์ หมายถึงอุปกรณ์ถ่ายเอกสาร ภาพ และวัสดุกราฟิกด้วยคลื่นอากาศความถี่สูง ผ่านระบบโทรศัพท์ทำให้ผู้ส่งและผู้รับแม้อยู่ห่างกันแค่ไหนก็ตาม สามารถรับส่งเอกสารข้อมูลต่าง ๆ กันได้ การรับส่งแฟกซ์ควรจะมีกิจนิสัยที่ดีดังนี้
4.1 ไม่ว่าจะส่งหรือรับแฟกซ์ควรโทรไปตรวจสอบความถูกต้อง
4.2 การส่งแฟกซ์ทุกครั้งควรมีใบประหน้า ซึ่งประกอบด้วย วันที่ ชื่อผู้รับ เรื่อง จำนวนแผ่น เอกสาร ชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของผู้ส่ง
4.3 ถ้ามีเอกสารหลายแผน ให้เขียนเลขหน้ากำกับไว้ เพื่อจะได้รู้ว่ามีเอกสารตกหล่นหรือไม่
4.4 ตรวจสอบความถูกต้องของเบอร์แฟกซ์ที่ต้องการส่งข้อความไปด้วยความแม่นยำ
4.5 เอกสารลับไม่ควรส่งทางแฟกซ์
4.6 หากเอกสารที่ได้รับไม่ใช่ของตนเอง ควรมีน้ำใจนำส่งผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง
ภาพที่ 8.9 การใช้เครื่องโทรสารในการปฏิบัติงาน
(ที่มา: http://welcome.brother.com)
5. การใช้อีเมล (E-mail) อีเมลย่อมาจากคำเต็มว่า Electronic-Mail คือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม word จากนั้นก็คลิกคำสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า E-mail Address กิจนิสัยที่ดีที่ควรปฏิบัติต่อการรับส่งอีเมล มีดังต่อไปนี้
5.1 เปิดดูอีเมลทุกเช้า และบ่าย ของเวลาการทำงาน
5.2 ชื่อและที่อยู่อีเมล เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญ โดยเฉพาะอีเมลของลูกค้าต้องไม่ให้รั่วไหลออกไป
5.3 ใช้ข้อความในอีเมลให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงการใช้อักษรย่อที่มีความหมายกำกวม
5.4 ให้ตอบกลับไปยังผู้ส่งด้วยความรวดเร็ว หากต้องมีการพิจารณาเนื้อหา ก็ให้ตอบกลับไปว่า “ได้รับข้อความแล้ว” ไปก่อน
5.5 ถ้าเป็นเรื่องเร่งด่วน จะต้องโทรศัพท์ไปตรวจสอบอีกครั้ง หลังจากที่ส่งอีเมลไปแล้ว
ภาพที่ 8.10 การใช้ E-mail
(ที่มา: http://share.psu.ac.th)
กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
1. จัดโต๊ะทำงานให้สะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย โต๊ะทำงานควรจะจัดให้มีพื้นที่ว่างสำหรับการวางแฟ้มงาน การมีพื้นที่สำหรับเขียนหรือเซ็นงาน ควรมีปฏิทินสำหรับตั้งโต๊ะ ตะแกรงใส่เอกสาร วางไว้บนโต๊ะทำงาน
ภาพที่ 8.11 การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
(ที่มา: www.decorreport.com)
2. การดูแลเครื่องถ่ายเอกสาร (Photocopier) เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานชนิดหนึ่งที่มีความจำเป็นต้องใช้งานตลอดเกือบทั้งวัน ดังนั้นพนักงานถ่ายเอกสารควรจะได้ศึกษาและมีกิจนิสัยที่ดีในการดูแลการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ดังนี้
2.1 ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามขั้นตอนที่ได้แนะนำไว้ในคู่มือการใช้
2.2 ไม่ใช้ปลั๊กไฟร่วมกับการใช้งานอย่างอื่น
2.3 ตรวจดูวัสดุที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้เพียงพอ เช่น ผงหมึก กระดาษ
2.4 ระมัดระวังไม่ให้เครื่องถ่ายเอกสารถูกน้ำ หรือมีฝุ่นละอองจับ
2.5 ในการถ่ายเอกสาร หากมีกระดาษติดที่เครื่องให้สังเกตการณ์ทำงานของลูกยางว่า หมุนไปทิศทางใด และให้ดึงกระดาษไปในทิศทางของลูกยางที่หมุน
2.6 เมื่อเลิกใช้เครื่อง ควรถอดปลั๊กไฟออก และใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลังเลิกใช้งานใน แต่ละวัน เพื่อป้องกันฝุ่นละอองเข้าไปในเครื่อง
ภาพที่ 8.12 การใช้เครื่องถ่ายเอกสารด้วยความถูกต้อง
(ที่มา: http://www.dojogarden.com)
3. การช่วยกันประหยัดพลังงานในที่ทำงาน ด้วยการมีกิจนิสัยที่ดีในด้านต่าง ๆ ดังนี้
3.1 ปิดเครื่องทำน้ำเย็น ก่อนเวลาเลิกงาน 15-30 นาที
3.2 ปิดเครื่องส่งลมเย็น หรือเครื่องปรับอากาศแบบชุด ในเวลาพักเที่ยง หรือในบริเวณ ที่เลิกใช้งาน
3.3 ปิดพัดลมระบายอากาศในห้องน้ำหลังเลิกงานและวันหยุด
3.4 ปรับอุณหภูมิในห้องทำงาน 25 องศาเซลเซียส
3.5 ปิดอุปกรณ์ทุกชนิดที่ใช้ไฟฟ้า เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร ฯลฯ ยกเว้นอุปกรณ์ที่ต้องใช้งาน 24 ชั่วโมง
ภาพที่ 8.13 ปรับอุณหภูมิในห้องทำงาน 25 องศาเซลเซียส
(ที่มา: http://www.muit.mahidol.ac.th)
4. การช่วยกันขจัดขยะมูลฝอย คนไทยยังมีนิสัยทิ้งขยะตามความพอใจ แต่ในปัจจุบันเนื่องจากมีขยะมากมายหลายชนิด บางชนิดก็มีพิษ บางชนิดก็สามารถนำไปรีไซเคิลกลับมาใช้ใหม่ได้ จึงมีความจำเป็นต้องสร้างกิจนิสัยที่ดีในการทิ้งขยะ เพื่อความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย และความปลอดภัยจึงควรฝึกให้มีกิจนิสัยที่ดีดังต่อไปนี้
4.1 เรียนรู้วิธีการแยกขยะให้เข้าใจ ถังขยะในปัจจุบันมีการแบ่งและบอกว่าเป็น ถังขยะเปียก ขยะแห้ง ขยะรีไซเคิล และขยะอันตรายบางสถานที่ก็เขียนไว้ข้างถังขยะและแบ่งเป็นสี เพื่อเป็นจุดเด่นให้สามารถมองเห็นได้ชัดเจน
4.2 ทิ้งขยะลงไปในถังตามประเภทให้ถูกต้องเป็นการช่วยแบ่งเบาภาระงานให้กับพนักงานเก็บขยะด้วย
4.3 ขยะบางประเภทเป็นขยะที่มีพิษควรแยกทิ้งให้ถูกต้อง
ภาพที่ 8.14 ถังขยะแยกประเภท
(ที่มา: http://www.chiangrai-ems.com)
สรุปสาระสำคัญ
การทำงานร่วมกับผู้อื่น ต้องปรับปรุงและพัฒนาตนเองเพื่อให้เกิดความคล่องตัว เกิดความสัมพันธ์ที่ดี สร้างความสบายใจต่อผู้ที่เราติดต่อด้วย การศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับกิจนิสัยที่ พึงประสงค์ในการทำงาน ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะการทำงานของคน หากมีกิจนิสัยที่ดี ก็เป็นสิ่งที่ช่วยดูแลทรัพยากรด้านอื่น ๆ ของสำนักงานให้อยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ มีความพร้อมในการทำงาน นอกจากนั้นถ้าบุคลากรมีกิจนิสัยที่ช่วยกันรักษาสภาพแวดล้อมของสำนักงาน ก็จะทำให้ภายในสำนักงานนั้นมีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย หากทุกคนมีจิตสำนึกในการช่วยกันรักษาพลังงาน นอกจากจะประหยัดพลังงานแล้ว ยังทำให้มีความปลอดภัยของทรัพย์สินต่าง ๆ ในการใช้งาน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร และเครื่องปรับอากาศ เป็นต้น
คำศัพท์ (Vocabulary)
คำศัพท์ | คำแปล |
Heredity | พันธุกรรม |
Experience | ประสบการณ์ |
Culture | วัฒนธรรม |
Facsimile | เครื่องโทรสาร |
Photocopier | เครื่องถ่ายเอกสาร |
ใบงาน
หน่วยการเรียนรู้ที่ 8
บุคลิกภาพและกิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการปฏิบัติงาน
ใบงานที่ 8.1
เรื่องที่ศึกษา กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อการใช้เครื่องมือสื่อสาร
วัตถุประสงค์ มีทักษะในการใช้เครื่องมือสื่อสาร
คำชี้แจง 1. ให้นักเรียนจับคู่กัน
2. สาธิตการใช้เครื่องมือสื่อสารในสถานการณ์ต่าง ๆ (นักเรียนสมมติสถานการณ์)
หน้าชั้นเรียน
3. ครูและเพื่อน ๆ ร่วมกันประเมินผลงาน
ใบงาน
หน่วยการเรียนรู้ที่ 8
บุคลิกภาพและกิจนิสัยที่พึงประสงค์ในการปฏิบัติงาน
ใบงานที่ 8.2
เรื่องที่ศึกษา กิจนิสัยที่พึงประสงค์ต่อสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
วัตถุประสงค์ มีทักษะในการจัดสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
คำชี้แจง 1. ให้นักเรียนแบ่งกลุ่ม
2. จัดสภาพแวดล้อม โดยการนำกิจกรรม 5ส มาใช้ แบ่งเป็นห้อง ดังนี้
2.1 ห้องปฏิบัติการพิมพ์ดีดไทย
2.2 ห้องปฏิบัติการพิมพ์ดีดอังกฤษ
2.3 ห้องทฤษฎี 421
2.4 ห้องทฤษฎี 422
3. นำเสนอหน้าชั้นเรียน
4. ครูและเพื่อน ๆ ร่วมกันประเมินผลงาน
5. นำผลงานส่งครู
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น